SNS担当者が突然辞めることになり、困った経験のある会社は少なくありません。
ログイン情報も分からず、投稿の意図も誰も知らない。
一人の担当者にすべてを任せていると、こうした事態はどんな会社でも珍しくありません。
引き継ぎで困らないために、何を備えておけばいいのか。
事前に少し手を動かしておくだけで、混乱の多くは避けられる。
引き継ぎが整っているだけで、後任者の安心感は大きく変わります。
具体的な準備を整理していきます。
一人に依存した運用は、いつか必ず止まる
SNS運用が一人の担当者に集中すると、その人がいなくなった瞬間に止まる。
アカウントのIDやパスワードを、本人しか知らないというケースは、思いのほか多いものです。
投稿のルールや方針も、頭の中だけに入っていることがあります。
引き継ぎ資料がなければ、後任者は何もないところから始めることになる。
誰に何を聞けばいいかさえ分からず、復旧に時間がかかります。
会社の発信が突然ぴたりと止まれば、お客様にも不安を与えてしまいます。
これは会社にとって、大きなリスクです。
担当者の頭の中にしかない、こうした知識を文字や図にして残しておく必要があります。
担当者が増えても、結局一人だけに頼ってしまう会社は多いものです。
担当者一人だけに依存した運用は、いつか必ず限界が来ます。
まず備えるべきは、ログイン情報の共有
まず最初に備えておくべきは、各SNSのログイン情報です。
IDとパスワード、登録メールアドレスを社内で共有しておきます。
本人の個人スマホにしか認証コードが届かない設定は、できるだけ避けた方がいい。
二段階認証を使う場合は、個人の携帯ではなく、会社用の連絡先を登録しておくのが安全です。
担当者本人の端末が手元になければ、ログインすらできなくなる。
パスワードを変更した時は、その都度、必ず記録を更新する。
共有する先は、限られた信頼できる人にしっかり絞っておきます。
誰でも見られる場所に置くのは危険です。
誰がいつ確認したかが分かるよう、情報の漏れを防ぐ工夫もしっかり同時に考えておく必要があります。
投稿の方針やルールも、文書に残す
投稿の方針やルールも、文書としてきちんと残しておくべき大切な項目です。
どんなトーンで話すか、何を避けるべきなのか。
こうした基準は、誰かにその場で口頭で伝えるだけでは、いずれ消えていきます。
担当者の頭の中にしかない暗黙のルールは、当の本人にしか分かりません。
よく使う表現や、避けている話題もまとめておく。
過去に問題になった投稿があれば、何がどう問題だったのか、その理由までもきちんと記録します。
同じ失敗を、後任者が繰り返さずに済む。
新しく入った担当者は、この資料を一通り読むだけで運用の軸を理解できる。
資料がなければ、ゼロから手探りで進めるしかありません。
口頭での説明だけでは、時間が経つと記憶からあっという間に消えてしまいます。
スケジュールやツールも、引き継ぎ項目に
投稿のスケジュールや、ふだんから使っているツールも、引き継ぎ項目の一つです。
いつ、どの曜日や時間に投稿しているか。
予約投稿のやり方や、ふだん画像編集に使っているアプリも書き残しておきます。
これらが何一つ分からないと、後任者は一からすべて探し直すことになる。
よく連携している他社アカウントや、外部の協力者の情報もまとめておきます。
誰に何を頼んでいたのかが分かるだけで、後任者の不安は減る。
日々の細かな運用の流れが一目で見えるようにしておくと、後任者の負担は大きく減ります。
表にまとめておくのも、分かりやすい方法の一つです。
こうした細かい運用の手順ほど、なぜか書き残されていないことが多いものです。
引き継ぎ資料は、日頃から少しずつ更新する
引き継ぎの資料は、担当者が辞めるとなった時に、急いで慌てて作るものではありません。
日頃から少しずつ手を加え、こまめに更新しておくのが理想です。
月に一度、ほんの十分か十五分だけでも、資料を見直す時間を作るだけで違ってきます。
担当者の異動や退職は、こちらが思う予定どおりに起きてくれるとは限りません。
突然訪れる出来事に振り回されてしまう会社は、決して少なくありません。
事前に準備していたかどうかで、後任者の苦労は大きく変わります。
引き継ぎは、退職する人のためだけでなく、会社の運用そのものを守るためのものでもあります。
誰か一人の善意に頼るのではなく、仕組みとしてしっかり根付かせることが何より大切です。
資料だけでなく、引き継ぎの期間も大切にする
資料の内容だけでなく、引き継ぎに実際にかける期間も意識しておきたい部分です。
退職するその直前に、慌てて説明するだけでは、伝わる内容にはどうしても限りがあります。
可能であれば、新しい後任者と並行して運用する期間を一定期間設けます。
実際に投稿作業を一緒に行ってみることで、資料だけでは伝わらない感覚や勘所もつかめる。
直接顔を合わせて質問が出た時にすぐ答えられる、この環境こそが引き継ぎの質を高めます。
引き継ぎ作業に完璧はないにしても、備えておくほど安心は確実に増す。
次の担当者が、いざという時に困らないよう、今のうちに仕組みを整えておきましょう。
